Σε μια καθοριστική παρέμβαση για τον ψηφιακό μετασχηματισμό της δημόσιας διοίκησης, το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης υπενθυμίζει με σαφήνεια κάτι που πλέον δεν επιδέχεται παρερμηνειών: όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα που φέρουν εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα.
Η σχετική εγκύκλιος, με βάση τον ν. 4727/2020, έρχεται να βάλει τέλος σε πρακτικές άρνησης ή αμφισβήτησης της εγκυρότητας ψηφιακών εγγράφων, ενισχύοντας την ασφάλεια δικαίου και τη λειτουργική αποτελεσματικότητα της διοίκησης.
Ίση νομική ισχύς με τα έντυπα έγγραφα
Σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο, τα ηλεκτρονικά δημόσια ή ιδιωτικά έγγραφα που έχουν εκδοθεί σύμφωνα με τις προβλέψεις του νόμου:
- διαθέτουν ίδια νομική και αποδεικτική ισχύ με τα έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα
- γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από:
- όλους τους φορείς του δημόσιου τομέα
- τα δικαστήρια και τις εισαγγελικές αρχές
- φυσικά και νομικά πρόσωπα
Η πρόβλεψη αυτή αποτελεί σαφή νομοθετική επιλογή για πλήρη εξίσωση του ψηφιακού με το έντυπο έγγραφο, καταργώντας στην πράξη την ανάγκη φυσικής παρουσίας ή επικύρωσης.
Τι θεωρείται έγκυρο ηλεκτρονικό έγγραφο
Για να είναι έγκυρο, ένα ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει να φέρει:
- εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου ή του εκδότη
ή/και - εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα
- ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα
Ιδιαίτερη σημασία έχει ότι, για νομικά πρόσωπα, η ηλεκτρονική υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου και η σφραγίδα επέχουν θέση ιδιόχειρης υπογραφής και πρωτότυπης σφραγίδας .
Ρητή υποχρέωση αποδοχής από όλους τους φορείς
Η εγκύκλιος δεν αφήνει περιθώρια παρερμηνείας:
Οι φορείς του δημόσιου τομέα οφείλουν να κάνουν δεκτά τα ηλεκτρονικά έγγραφα που φέρουν εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή σφραγίδα, εφόσον έχουν εκδοθεί σύμφωνα με τον νόμο.
Αυτό σημαίνει πρακτικά ότι:
- δεν μπορεί να ζητείται εκ νέου υποβολή σε έντυπη μορφή
- δεν μπορεί να απαιτείται «επικύρωση» εγγράφου που ήδη είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο
- οποιαδήποτε άρνηση αποδοχής συνιστά παραβίαση του θεσμικού πλαισίου
Ο ρόλος του gov.gr
Ιδιαίτερη αναφορά γίνεται στα έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (gov.gr), τα οποία:
- φέρουν μοναδικό κωδικό επαλήθευσης και ηλεκτρονική σφραγίδα
- έχουν ισχύ πρωτότυπου εγγράφου όταν διακινούνται ψηφιακά
- διατηρούν ισχύ αντιγράφου ακόμη και όταν εκτυπωθούν, χωρίς καμία πρόσθετη διαδικασία επικύρωσης
Η πρόβλεψη αυτή ενισχύει περαιτέρω την αξιοπιστία των ψηφιακών υπηρεσιών και διευκολύνει σημαντικά τις συναλλαγές πολιτών και επιχειρήσεων.
Έλεγχος εγκυρότητας και διαφάνεια
Για τη διασφάλιση της εγκυρότητας των εγγράφων:
- παρέχονται εργαλεία ελέγχου ηλεκτρονικών υπογραφών
- τα έγγραφα gov.gr μπορούν να επαληθευτούν μέσω QR code ή κωδικού επαλήθευσης
Έτσι, η διοίκηση μεταβαίνει σε ένα μοντέλο ψηφιακής εμπιστοσύνης με τεχνολογική τεκμηρίωση.
Τι αλλάζει στην πράξη
Η εγκύκλιος αυτή δεν εισάγει νέο δίκαιο, αλλά:
- επιβάλλει την εφαρμογή του ήδη ισχύοντος πλαισίου
- επιχειρεί να εξαλείψει φαινόμενα διοικητικής αδράνειας
- ενισχύει την ενιαία λειτουργία του κράτους σε ψηφιακό επίπεδο
Για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, το μήνυμα είναι ξεκάθαρο: Τα ψηφιακά έγγραφα είναι πλέον ισότιμα, έγκυρα και – κυρίως – υποχρεωτικά αποδεκτά παντού.
Πηγή: https://www.myota.gr/