Σε μια καθοριστική παρέμβαση για τον ψηφιακό μετασχηματισμό της δημόσιας διοίκησης, το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης υπενθυμίζει με σαφήνεια κάτι που πλέον δεν επιδέχεται παρερμηνειών: όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα που φέρουν εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα.

Η σχετική εγκύκλιος, με βάση τον ν. 4727/2020, έρχεται να βάλει τέλος σε πρακτικές άρνησης ή αμφισβήτησης της εγκυρότητας ψηφιακών εγγράφων, ενισχύοντας την ασφάλεια δικαίου και τη λειτουργική αποτελεσματικότητα της διοίκησης.

Ίση νομική ισχύς με τα έντυπα έγγραφα

Σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο, τα ηλεκτρονικά δημόσια ή ιδιωτικά έγγραφα που έχουν εκδοθεί σύμφωνα με τις προβλέψεις του νόμου:

• διαθέτουν ίδια νομική και αποδεικτική ισχύ με τα έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα
• γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από:
  • όλους τους φορείς του δημόσιου τομέα
  • τα δικαστήρια και τις εισαγγελικές αρχές
  • φυσικά και νομικά πρόσωπα

Η πρόβλεψη αυτή αποτελεί σαφή νομοθετική επιλογή για πλήρη εξίσωση του ψηφιακού με το έντυπο έγγραφο, καταργώντας στην πράξη την ανάγκη φυσικής παρουσίας ή επικύρωσης.

Τι θεωρείται έγκυρο ηλεκτρονικό έγγραφο

Για να είναι έγκυρο, ένα ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει να φέρει:

• εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου ή του εκδότη
  ή/και
• εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα
• ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα

Ιδιαίτερη σημασία έχει ότι, για νομικά πρόσωπα, η ηλεκτρονική υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου και η σφραγίδα επέχουν θέση ιδιόχειρης υπογραφής και πρωτότυπης σφραγίδας .

Ρητή υποχρέωση αποδοχής από όλους τους φορείς

Η εγκύκλιος δεν αφήνει περιθώρια παρερμηνείας:

Οι φορείς του δημόσιου τομέα οφείλουν να κάνουν δεκτά τα ηλεκτρονικά έγγραφα που φέρουν εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή σφραγίδα, εφόσον έχουν εκδοθεί σύμφωνα με τον νόμο.

Αυτό σημαίνει πρακτικά ότι:

• δεν μπορεί να ζητείται εκ νέου υποβολή σε έντυπη μορφή
• δεν μπορεί να απαιτείται «επικύρωση» εγγράφου που ήδη είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο
• οποιαδήποτε άρνηση αποδοχής συνιστά παραβίαση του θεσμικού πλαισίου

Ο ρόλος του gov.gr

Ιδιαίτερη αναφορά γίνεται στα έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (gov.gr), τα οποία:

• φέρουν μοναδικό κωδικό επαλήθευσης και ηλεκτρονική σφραγίδα
• έχουν ισχύ πρωτότυπου εγγράφου όταν διακινούνται ψηφιακά
• διατηρούν ισχύ αντιγράφου ακόμη και όταν εκτυπωθούν, χωρίς καμία πρόσθετη διαδικασία επικύρωσης

Η πρόβλεψη αυτή ενισχύει περαιτέρω την αξιοπιστία των ψηφιακών υπηρεσιών και διευκολύνει σημαντικά τις συναλλαγές πολιτών και επιχειρήσεων.

Έλεγχος εγκυρότητας και διαφάνεια

Για τη διασφάλιση της εγκυρότητας των εγγράφων:

• παρέχονται εργαλεία ελέγχου ηλεκτρονικών υπογραφών
• τα έγγραφα gov.gr μπορούν να επαληθευτούν μέσω QR code ή κωδικού επαλήθευσης

Έτσι, η διοίκηση μεταβαίνει σε ένα μοντέλο ψηφιακής εμπιστοσύνης με τεχνολογική τεκμηρίωση.

Τι αλλάζει στην πράξη

Η εγκύκλιος αυτή δεν εισάγει νέο δίκαιο, αλλά:

• επιβάλλει την εφαρμογή του ήδη ισχύοντος πλαισίου
• επιχειρεί να εξαλείψει φαινόμενα διοικητικής αδράνειας
• ενισχύει την ενιαία λειτουργία του κράτους σε ψηφιακό επίπεδο

Για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, το μήνυμα είναι ξεκάθαρο: Τα ψηφιακά έγγραφα είναι πλέον ισότιμα, έγκυρα και – κυρίως – υποχρεωτικά αποδεκτά παντού.

Δείτε εδώ την εγκύκλιο

Πηγή: https://www.myota.gr/